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Ce que CloudOffice.fr vous apporte

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Votre domaine masociete.fr ou un sous-domaine peut être utilisé pour désigner votre CloudOffice

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Vos adresses  mails

Vos adresses mails sont au nom de votre société et accessibles depuis le webmail intégré, votre mobile, Outlook. Et votre compte @gmail peut être intégré

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Vos données centralisées

Un espace vous est dédié sur nos serveurs pour vos données et fichiers

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Accédez à vos données depuis n’importe où, vos fichiers avec un simple raccourci sur votre poste Windows ou Mac

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Partagez vos informations

Partagez votre compte mail, vos calendriers, carnets d’adresses, fichiers

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Synchronisez vos données

Vos calendrier et contacts synchronisés vers ou depuis votre mobile en temps réel

CRM
Des fonctionnalités CRM

Pour gérer vos contacts, champs personnalisés, historique des actions, mails classés par société

Classer
Classez vos données

Par sociétés dans un carnet d’adresses, mails, fichiers, rendez-vous, notes, tâches, tout est rangé et partagé

Des fonctionnalités simples et efficaces

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Webmail

Calendriers

Calendriers

Contacts

Contacts

CloudOffice.fr pour quels besoins

Gérer et partager des calendriers personnels
Tout le monde possède un agenda. D’où l’approche de CloudOffice.fr de fédérer dans les calendriers un maximum d’informations sans en compliquer l’utilisation
Les calendriers de CloudOffice permettent plusieurs formes d’affichage: par jour, 2 jours, par semaine de 5 ou 7 jours, par mois. Ils peuvent être partagés avec d’autres utilisateurs en lecture ou en lecture/écriture
Plusieurs calendriers d’utilisateurs distincts peuvent être simultanément affichés en superposés, des couleurs particulières les identifient. Mais vous pouvez aussi les afficher l’un sous l’autre, et même dans ce cas déplacer des événements à la souris d’un utilisateur à un autre, ceci facilite grandement les affectations de tâches ou d’événements afin d’optimiser le planning de chacun.
Une singularité de CloudOffice est de pouvoir afficher sur le calendrier tous les mails associés à vos contacts. C’est la date d’émission ou de réception du mail qui sera utilisée pour le positionner. Il suffit d’en cliquer un pour l’ouvrir et éventuellement y répondre, le faire suivre … Dans l’exemple l’image ci-dessous, tous les mails apparaissent en fond gris.
Si vous visualisez fréquemment les mêmes calendriers, vous pouvez définir des vues

 

calendrier_projet
Planifier des tâches pour une équipe ou gérer des ressources
Plusieurs calendriers peuvent être affichés séparément par utilisateur une ligne par utilisateur -, permettant de voir d’un coup d’oeil l’attribution des tâches à une équipe
Des ressources peuvent être gérées de la même façon, par exemple gérer l’occupation d’une salle de réunion, ou la disponibilité d’un véhicule de service. Il suffit de créer un calendrier pour la ressource et de le partager
Le drag and drop permet de simplement déplacer les événements d’un jour à l’autre, ou d’un calendrier à un autre, pour optimiser le planning de chacun avec simplement la souris. Une poubelle est même présente pour simplifier les suppressions

 

Regrouper des événements et tâches dans un planning et les associer à une société
Un calendrier est constitué d’événements, comme on peut en voir partout, mais CloudOffice permet de regrouper des événements dans un planning personnalisé. Chaque planning contient ses propres phases que vous définissez, reflétant vos réelles activités. Lorsque vous saisissez un événement, vous l’affectez à une phase d’un planning, vous l’associez à un contact, et l’événement est parfaitement classifié
Tous les événements attribués à un planning sont implicitement partagés par tous les membres du planning, simplifiant considérablement le travail d’équipe
Unique sur CloudOffice: vous pouvez même visualiser les mails et tâches associés à vos contacts en même temps que les événements. En cliquant sur un événement représentant un mail associé, vous ouvrez ce mail, et le traitez comme usuellement en y répondant, le faire suivre ..
Vous voulez consulter tous les événements liés à un client ? Il suffit de filtrer les événements pour ce client
Génération directe de rapports PDF selon les différents filtres disponibles: journalier, hebdomadaire, mensuel, période personnalisée, par client, par planning, par phase(s) de planning..
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Centraliser vos informations par contact
Toutes les informations, mails, adresses, événements, fichiers, notes, peuvent être associées à une société de votre carnet d’adresses, un onglet pour chaque type d’information. Un historique se génère automatiquement au fur et à mesure, chaque information peut directement être éditée
Classer vos mails par société
Tous les mails émis ou reçus peuvent être rangés dans le  carnet d’adresse commun, permettant d’une part de mettre le mail en lieu sûr , mais aussi de le classer en l’associant à une société. Dans CloudOffice.fr, le mail est une information aussi importante qu’un rendez-vous, le fait de le classer ainsi permet de le partager implicitement avec tous les collaborateurs. L’association est automatique si le contact fait partie de votre carnet d’adresse, et le sujet du mail peut être modifié afin d’être plus significatif pour les recherches ultérieures. Inutile de faire suivre et re-suivre des mails en interne comme cela se fait partout ailleurs, le mail est correctement classé où il faut une fois pour toute et accessible à tous
Synchroniser les informations avec votre mobile ou y accéder depuis votre poste de travail
Synchronisation de votre calendrier personnel en temps réel avec iPhone, iPad, Android, Thunderbird, Outlook avec l’extension CalDAV, ou tout client CalDAV. Tout votre agenda sera continuellement à jour sur votre mobile. Si l’un de vos collègues vous affecte un événement, vous en serez averti par mail, et l’événement sera aussitôt sur votre mobile, ou si vous notez un rendez-vous dans votre iPhone, votre secrétariat en sera aussitôt informé
Les fichiers sur CloudOffice peuvent être synchronisés sur votre mobile grâce à notre application CloudOffice, disponible sur iPhone & iPad
Les fichiers sur CloudOffice  peuvent aussi être accédés depuis votre poste de travail Windows, Mac, Linux, avec un simple raccourci, et sans rien installer. Vous pouvez aussi les synchroniser avec des logiciels clients FTP, WebDAV …
Rechercher rapidement une information
Une recherche rapide est intégrée, et vous permet de rechercher ‘à la Google’ n’importe quelle chaine de caractères dans les informations classées: saisissez un mot, un morceau de mot précédé ou suivi par *, limitez éventuellement la recherche à certains types d’informations, et validez
Partager toutes vos informations avec vos collaborateurs ou partenaires
Toutes les informations sur CloudOffice peuvent être partagées: comptes mails, carnets d’adresses, calendriers, fichiers … Vous pouvez autoriser quelqu’un à lire votre calendrier, ou quelqu’un d’autre à le modifier ..
Vous pouvez aussi avoir des comptes limités à certaines fonctionnalités pour permettre l’accès à vos partenaires, fournisseurs …

CloudOffice.fr plus en détails

Calendriers CRM partagés

 

  • Gestion et partage de calendriers
  • Gérer et suivre les événements, activités, tâches et mails associés à une société
  • Regrouper des événements dans des plannings
  • Visualiser/imprimer des rapports PDF
  • Importer et exporter des événements au format iCal
  • Exporter des événements pour les consulter via abonnements (Outlook,Mac, iPhone …)
  • Synchroniser des événements en temps réel avec iPhone, iPad, Mac, Thunderbird, Outlook, tout client CalDAV
Calendrier mensuel

Carnets d’adresses CRM

 

  • Gestion et partage de carnets d’adresses
  • Fiches contacts CRM: centralisation de toutes les informations événements, tâches, mails, fichiers, notes
  • Historique automatique des informations associées aux contacts
  • Recherche multi-critères
  • Champs CRM personnalisés: permet d’enrichir votre base de données clients avec vos données spécifiques regroupées par onglets
  • Imports / Exports de fichiers CSV. Les champs CRM peuvent être renseignés par exemple depuis une feuille Excel
Fiche client détaillée

Webmail clair et aéré, priorité à l’information

 

  • Multi-comptes
  • Gestion des dossiers/sous-dossiers
  • Filtres automatiques personnalisés, pour classer les nouveaux dans des dossiers dès leur arrivée
  • Aperçu rapide des mails, permet d’identifier rapidement le mail sans l’ouvrir
  • Ouverture des mails sur la même page ou en popup par double-clic, utile pour avoir sous les yeux plusieurs mails en même temps
  • Classement automatique par société: tout mail peut être déplacé vers une fiche client, et être ainsi accessible par tous les utilisateurs du carnet d’adresse
  • Permet de regrouper d’autres comptes mails via IMAP. Les mails d’autres comptes peuvent même être classés dans vos contacts !
Webmail intégré

Notes

 

  • Mini traitement de texte pour éditer des notes au format HTML
  • Classement des notes par société
Note enrichie

Fichiers ‘online’

 

  • Déposer, télécharger et partager des fichiers
  • Compatible FTP et WebDAV, vous permettant de créer des dossiers sur votre bureau Windows ou Mac
  • Génération d’archives ZIP directement sur le serveur, par exemple pour faire un envoi de mail direct
  • Envoi direct de fichier(s) par mail, très rapide puisque pas de phase d’upload, c’est le serveur qui envoie et pas votre poste
  • Classement des fichiers par contacts
Fichiers online compatible FTP/WebDAV

Forums documentaires

 

  • Gestion de messages riches dans des fils de discussions  / sujets
  • Champs CRM personnalisables par forums, permet de constituer une base de données sous la forme d’un forum
  • Attacher des fichiers aux messages
  • Avertissements automatiques par mails des nouveaux messages à tous les abonnés du forum, y compris des mails externes. Permet par exemple de prévenir un client qu’un nouveau fichier a été déposé dans son forum, si ce client n’est pas fréquemment connecté sur CloudOffice
  • Les messages peuvent être affichés sous forme de fils de discussion, ou en liste, et dans ce dernier cas peuvent être triés par date, sujet, auteur, champ CRM ..
  • Les forums peuvent servir de mini-GED, avec alertes automatiques, centralisation de documents ..
Forums documentaires

Tableaux de données

 

  • Stocker et partager en temps réel des données quelconques sous forme de tableaux structurés, tout comme on le ferait avec un tableur comme Excel
  • Importer/Exporter au format CSV, permet de récupérer des tableaux confectionnés avec Excel
  • Filtres automatiques permettant de rechercher n’importe quoi dans n’importe quelle cellule du tableau
  • Envoi de la sélection par mail sous forme de fichier attaché au format CSV
  • Des images peuvent être insérées, pour constituer une banque de vignettes par exemple
Tableaux de données

Synchronisation

 

  • Votre calendrier peut être synchronisé avec votre mobile, iPhone, iPad, Android, mais aussi votre logiciel habituel comme Thunderbird, Outlook (via extension), tout client CalDAV
  • Votre carnet d’adresses également
  • Vos fichiers personnels peuvent aussi être synchronisés sur votre iPhone/iPad via notre application CloudOffice pour iPhone/iPad; vous aurez ainsi toujours sur vous vos fichiers, même sans connexion réseau. Tout client WebDAV sera opérationnel
  • Des raccourcis peuvent être créés sur votre bureau Windows, par exemple vous pourrez affecter la lettre N à votre espace fichiers et éditer directement les fichiers depuis votre poste
CoudOffice sur iPhone/iPad

Serveur de messagerie autonome

 

  • Multi-domaines
  • Filtrage d’adresses
  • Redirections de domaines et de mails pas alias, listes de diffusion
  • Notification d’absence
  • Partage des comptes mail entre plusieurs utilisateurs
  • Anti-spam statistique bayésien
  • Blacklist/whitelist pour bloquer/autoriser certains accès SMTP
  • Blacklist/whitelist pour bloquer/autoriser certains émetteurs de mails
  • Compatible iPhone, iPad, Android, Thunderbird, Outlook, tout client IMAP/SMTP
  • Interface d’administration à la portée de tous
Serveur mail - messagerie intégré multiples domaines relai blacklist whitelist alias

Vos modules spécifiques

 

  • CloudOffice.fr est aussi est portail permettant de rassembler vos différents outils Web
  • Tout développement spécifique peut être fait sur mesures, et tout existant peut y être intégré
  • Par exemple une gestion commerciale comme ceci
Mach4

Et CloudOffice est gratuit !

CloudOffice est gratuit, quel que soit le nombre d'utilisateurs, même plusieurs centaines !

CloudOffice nécessite un serveur Linux dédié sous CentOS - voire Fedora ou tout Red Hat like -

L'installation sous d'autres distributions est possible mais nécessitera davantage de prestations systèmes.

La seule contrepartie de cette gratuité est que nous nous réservons l'installation de CloudOffice sur votre serveur dédié dans votre entreprise, ou sur un serveur hébergé pour être plus facilement accessible, ce qui par ailleurs vous garantira aussi une installation saine et opérationnelle.

Nous pouvons vous proposer un service d'accompagnement et de support, ainsi que les mises à jour automatiques, si vous le souhaitez.

Mais pas d'inquiétude, comptez entre 3 et 6 jours de prestations pour une installation et paramétrages standards.

Et rien d'autre, aucune licence, aucun abonnement, vous êtes libre.